Vraag het de CFO

Susan Swarte

CFO tno

“Winst nodig om onze missie waar te maken”

Susan Swarte is CFO bij de onafhankelijke not-for-profit onderzoeksorganisatie TNO. Maar kom bij haar niet aan dat er geen winst gemaakt moet worden. “Integendeel. Dat geld hebben we hard nodig om onze missie waar te kunnen maken.”

 

Beeld: Cor Salverius Fotografie

Die missie somt Swarte moeiteloos op. “Het genereren van innovatieve oplossingen met aantoonbare impact voor een veilige, gezonde, duurzame en digitale maatschappij en voor het verdienvermogen van Nederland.” Ze vervolgt met een uitleg: “Ik heb altijd bij ondernemingen met winstdoelstellingen gewerkt. TNO moet wel winst maken om haar missie mogelijk te maken, maar we zijn wel anders dan een normaal bedrijf. In die zin dat we in 1932 als instelling voor toegepast onderzoek bij wet zijn opgericht, geen aandeelhouders hebben en onze eigen broek moeten ophouden. Om het simpel te houden: universiteiten houden zich vooral bezig met fundamenteel onderzoek. Het bedrijfsleven past innovaties toe. Daartussen doen wij ons werk. Dan gaat het op een schaal van één, dat is fundamenteel onderzoek, en negen, innovaties die in de markt gelanceerd worden, over een technology readiness level van vier tot en met zeven. Daar richten wij ons op. Die onderzoeken zijn voor de volle honderd procent vooraf gefinancierd. Met subsidies in publiek-private samenwerkingen en door partners in B2B-onderzoek, enzovoorts.”

Totaal aan kosten

TNO ontvangt daarbij een bijdrage uit de pot Samenwerkingsmiddelen Onderzoek van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. “We voeren daarbij vraaggestuurde programma’s uit vanuit het Rijk, zoals het onderzoeken van de mogelijkheden van biobased bouwen. De kostprijs van al die onderzoeksprojecten is relatief eenvoudig opgebouwd. De berekening daarvan begint met de vraag wat onze organisatie als totaal aan kosten maakt. Denk aan salarissen van onderzoekers, afschrijvingen en andere operationele kosten. Die worden verwerkt in de integrale kostprijs door deze kosten te delen door de totale directe onderzoeksuren die we kunnen maken. Sommige nieuwe onderzoeksgebieden ontwikkelen zich en andere bouwen we juist weer af omdat de markt deze oppakt. Denk bij het eerste aan artificial intelligence dat een stormachtige ontwikkeling doormaakt. We zijn bijvoorbeeld bezig met het neerzetten van een Nederlandse ChatGPT. Een voorbeeld van het tweede zijn bepaalde generaties zonnepanelen. We hebben onderzoek gedaan naar hoe ze nog effectiever kunnen worden. Maar daar merk je dat de markt ermee verder gaat. Dan is het tijd voor ons om bij zo’n onderzoeksveld ons op de nieuwste technologieën te focussen.”

Timing belangrijk

Is de timing dan niet ontzettend belangrijk? Immers, als TNO te lang doorgaat zit het bedrijven in de weg. Als het het te vroeg loslaat, is de innovatie nog niet volwassen genoeg. “Timing is inderdaad belangrijk. We bekijken deze altijd vanuit het technologische en vanuit het marktperspectief. Hoe ver is de technologie en is er nog wel een nuttige plaats voor ons? Als commerciële partijen het overpakken, doen wij een stapje terug. Maar bij het opbouwen van technologie zoals AI wil je de boot niet missen. Dat laatste wil zeggen dat het heel snel kan gaan, met veel investeringen tot gevolg.” Dat is dan ook de reden dat TNO winst moet maken, stelt Swarte. “Dat winst maken moet je niet op een kleine postzegel bekijken, maar over het grote geheel. We hebben een brede portfolio van onderzoeken in veiligheid, de energietransitie, duurzaamheid, de materialentransitie, de gebouwde omgeving en ICT. We zijn bezig met AI, 6G, gezond leven en werken en de ontwikkeling van de jeugd. Als we aan het opbouwen zijn in een bepaald gebied, kan het zijn dat we daar verlies draaien. Daar lig ik in het grotere geheel niet wakker van. Als de balans elders maar recht gezet wordt. Om continu ons portfolio aan te kunnen passen, is het dus belangrijk dat we een winstdoelstelling hebben. Zo kunnen we deze aanpassingen financieren.”

Snoepen uit de winkel

Swarte vond bij haar aantreden in mei 2021 dat nog veel meer bedrijven in aanraking moesten komen met de organisatie en “moeten snoepen uit die mooie winkel die TNO is.” Zij is bij TNO een project gestart voor customer excellence. Dat trok ze als CFO naar zich toe. “De bedrijven die ons kennen, lopen met ons weg en zijn onder de indruk van ons werk. Dat zie ik aan onze hoge klantentevredenheidsscores. Ik gun het ieder bedrijf om ons te leren kennen, om onze innovaties in te zetten en daarna met ons weg te lopen. Dat vraagt dat de markt weet waarvoor ze bij ons terechtkunnen, maar ook dat wij weten wat klanten van ons zouden willen.  Innovatieve start-ups, scale-ups en grote bedrijven weten ons vaak wel te vinden, maar het algemene mkb minder. Daar hebben we nu ook een productaanbod voor. Ze kunnen hulp van een expert krijgen die meekijkt bij onderzoek of productontwikkeling. Ze kunnen sowieso gebruikmaken van een intake van een half uur, waarbij we kijken of de vraag bij ons past en, als het niet past, de mkb’er verwijzen naar andere partijen. We hebben daarvoor nu ook speciale business development-collega’s in dienst die dit marktsegment bedienen.”

“Ik gun het ieder bedrijf om ons te leren kennen, om onze innovaties in te zetten en daarna met ons weg te lopen.”

Weten wat er in de business gebeurt

De CFO kon met dit traject bezig omdat de finance-organisatie goed in elkaar zat. Swarte: “TNO was tot vijftien jaar geleden ingericht met losse instituten, met eigen administraties. Die administraties zijn inmiddels gecentraliseerd en geprofessionaliseerd. Dat onder leiding van mijn voorganger Cis Marring die goed werk heeft geleverd. We bedienen vanuit Den Haag nu vijfentwintig locaties en zes units vanuit de serviceorganisatie met financial accounting, treasury, legal, inkoop, maar ook human resources en IT. Bij het management van de units zitten unitcontrollers die weer projectcontrollers onder zich hebben. De unitcontrollers rapporteren via de groupcontroller aan mij.”

Wat verwacht Swarte van financial en business controllers? “Financial controllers moeten naast hun specialisme in financial accounting ook weten wat er in de business gebeurt. En businesscontrollers moeten niet alleen dicht op de business zitten en daar hun plaats in het management weten te claimen, maar ook weten of de balans goed staat. Weet wat er in de balans gebeurt, want daar komt je profit and loss uit rollen. Kortom, beiden moeten het verhaal achter de cijfers kennen.”

Wennen aan vragen

De afdeling finance is een digital transformation roadmap aan het ontwikkelen. “Hier geldt de wet van de remmende voorsprong. We hebben vroeg eigenhandig in acht jaar in Excel een tool gebouwd dat wordt gevoed door SAP. Dat systeem biedt allerlei mogelijkheden om te rapporteren, maar dat weerhield ons er lang van om naar de nieuwste tooling over te stappen. We hebben besloten dat Excel niet meer van deze tijd is en we dus wel gaan overstappen. Daarnaast staat ook een migratie naar SAP4Hana op het programma en willen we verouderde, zogeheten legacy-systemen vervangen. Dat alles om te komen tot datamanagement vanuit een data lake. Alles om de informatievoorziening in de units en bij de projecten op een hoger plan te krijgen. Want eigenlijk draait het vak van de registercontroller om het zoveel mogelijk een succes te maken van een keuze. Dus moet je ook assumpties kunnen challengen op basis van die informatievoorziening. Waar zijn deze op gebaseerd? Niet alleen de eigen historische financiële cijfers maar ook inzicht in de markt. Hoeveel mensen heb je ervoor gesproken? Heb je gekeken naar het werkveld? Wat zijn onze concurrenten? Of: zit de klant wel op deze innovatie te wachten? Dat zijn vragen waar we binnen TNO aan moeten wennen en die voorheen niet altijd werden gesteld.”

Stem moet gehoord worden

Wat verwacht ze als CFO van controllers? “Ik heb mijn RC-opleiding in 1995 aan de Vrije Universiteit afgerond. Ik adviseer anderen ook die opleiding te doen en met name om soft skills te ontwikkelen. Je kunt het namelijk nog zo goed weten en analyseren, het is cruciaal dat je stem gehoord wordt op de plaatsen waar de besluiten worden genomen. Dat vergt een mix van je plaats claimen en gepaste bescheidenheid. Immers, je neemt het besluit niet zelf. Daarbij komt: er werken hier professoren, ingenieurs en doctoren. Zij weten het beter op technologisch vlak, maar dat wil niet zeggen dat je geen kritische vragen mag stellen. Of beter nog: je moet ze stellen.” Swarte zou in het verlengde daarvan meer aandacht in de RC-opleiding willen voor psychologie. “Welke vooroordelen oftewel biases heb je? Welke verschillende personen heb je mee te maken? Wat zijn hun drijfveren? Wat is de dynamiek aan de bestuurstafel en hoe ga je daarmee om? Hoe krijg je de juiste argumenten op tafel? Wanneer moet je een besluit, bij wijze van spreken op basis van de helft van de informatie, snel nemen en ondernemend zijn. En: wanneer moet je vertragen omdat dat kan en moet?”

 

“Je kunt nog zo goed weten en analyseren, het is cruciaal dat je stem gehoord wordt op de plaatsen waar de besluiten worden genomen.”

 

Moeilijker te meten

Swarte vertelt over de niet-financiële kpi’s die TNO hanteert. “In 2021 verscheen de duurzaamheidsrapportage drie maanden na het jaarverslag. In 2022 gelijktijdig en over 2023 hebben we het geïntegreerd. Over niet-financiële kpi’s rapporteren wel al langer. Nieuw is dat we er van de accountant assurance over willen krijgen. Daar zijn we dit jaar mee begonnen. De crux bij die niet-financiële kpi’s: welke kpi’s zijn relevant om te meten en op te sturen? Daarbij maken we een onderscheid tussen kpi’s. Allereest die over onze eigen footprint. Dus de footprint van de organisatie en haar medewerkers. Daar komen we met cijfers over ziekteverzuim, CO2 en diversiteit een heel eind. Moeilijker, maar ook interessanter om te meten, is de impact die we maken met onze vijfduizend projecten die we per jaar uitvoeren. Als we nieuwe zonnecellen ontwikkelen die meer opbrengen of een windmolen met wieken die circulair zijn, hoeveel impact levert dat dan op? Dat is veel moeilijker te meten omdat deze impact bij onze klanten wordt gerealiseerd.”

Dilemma doemt op

Ze ziet bij dat soort projecten soms ook dilemma's opdoemen. “We hebben een technologie ontwikkeld waarmee we het gasverbruik in de chemische industrie kunnen elimineren en die gebruikmaakt van reststoffen. Dat is ongekend. Daarvoor moeten we een pilotplant bouwen. Dat gaan we waarschijnlijk via een spin-off doen. Maar omdat sommige investeerders niet meer in de chemische industrie willen investeren, kunnen we het misschien niet verder brengen in de praktijk. Dat is het kind met het badwater weggooien. Dat is zonde. Ik merk dat ik er moeite mee heb dat oplossingen waarmee je een grote impact kunt maken zo dichtbij zijn. Dan ben ik meer van de school van ‘samen de schouders eronder’.” 

  

Susan Swarte

Susan Swarte: “Om continu ons portfolio aan te kunnen passen, is het belangrijk dat we een winstdoelstelling hebben.”

Naam: Susan Swarte

Functie: CFO.  
Organisatie: Nederlandse Organisatie voor Toegepast Natuurwetenschappelijk Onderzoek (TNO).  
Leeftijd: 55 jaar.
Ambitie: grote bijdrage leveren aan maatschappelijke transities.
Grootste uitdaging: meer bedrijven TNO écht laten leren kennen.
Ik heb een hekel aan: onnodige bureaucratie.
Favoriete dingen: innovaties die aansluiten bij wat de praktijk nodig heeft.