De ambtelijke samenwerking vanuit een Gemeenschappelijke Regeling is complex en werd de laatste tijd steeds ingewikkelder. In februari 2023 hebben de beide colleges daarom de opdracht voor evaluatie en heroverweging van de werkmaatschappij teruggelegd bij de beide gemeenteraden. "Voor de ambtenaren is het lastig werken met twee (gemeente)besturen en verschillend beleid", verklaarde wethouder Tytsy Willemsma van Tytsjerksteradiel destijds. De raden besloten in juni dat de ambtelijke samenwerking geen vervolg krijgt in een bestuurlijke fusie. Terugkijkend noemt De Vries het een ingrijpende beslissing. “In de jarenlange samenwerking hebben wij een bepaalde efficiëntie behaald. Die komt te vervallen. Dat brengt onzekerheid met zich mee. Er vertrekken mensen en hoe ga je dat opvangen? Dat is in deze huidige arbeidsmarkt heel lastig. Daarnaast weten de medewerkers die blijven niet wat ze vanaf 1 januari 2025 precies gaan doen. En voor welke gemeente gaan ze werken? Ik merk dat dat voor de nodige onrust zorgt.”

RC in plaats van RA

Van die onrust was geen enkele sprake toen De Vries in de zomer van 2020 zijn functie van manager financiën & control bij Woonconcept verruilde voor de functie van clustercontroller bij 8KTD. “Ik heb bij Woonconcept met mijn voeten in de klei gestaan om de implementatie van de woningwet mee te maken. Ik heb daar mooie stappen gemaakt in mijn ontwikkeling. In die tijd heb ik ook mijn RC-titel behaald. Ik ben ooit begonnen aan de RA-opleiding, maar omdat ik mijn praktijkstage niet heb gedaan, heb ik die titel nooit behaald. Achteraf paste de RC-opleiding veel beter bij mij. Het is een opleiding die in mijn ogen geënt is op het realiseren van de doelstellingen van organisatie. En ook gericht is op het menselijke brein. Hoe werkt het brein van een mens? Hoe kun je processen beïnvloeden om met z’n allen als organisatie te sturen naar de doelen die je wilt bereiken? En hoe kun je risico’s beheersen? Dat vond ik heel interessant. Met mijn RC-titel op zak hoefde ik absoluut niet weg bij Woonconcept en ik had daar nog volop uitdagingen. Echter, mijn dochter werd geboren en de twee uur reistijd iedere dag werd mij te veel. Je kunt je dochter maar één keer zien opgroeien en toen ben ik in de buurt op zoek gegaan naar een baan. Zo kwam de functie van clustercontroller bij 8KTD op mijn pad.”

Basis op orde

Bij de werkmaatschappij was een klus te klaren. De Vries: “Om verder te kunnen ontwikkelen in de samenwerking was een flinke kwaliteitsimpuls nodig. Er werden vier nieuwe clustercontrollers geworven en er was sprake van een serieuze investering in een verbetering op het gebied van sturing, risico- en procesmanagement. Wij hebben daar mooie stappen gezet om die basis op orde te krijgen. Binnen ons team Financiën waren de processen helder en de onderlinge lijntjes waren ook duidelijk.” Met de ontvlechting komt daar nu resoluut een einde aan. “Dat heeft voor onrust gezorgd, maar aan de andere kant ook voor duidelijkheid. Er waren eigenlijk maar twee keuzes: de gemeentes fuseren of ontvlechten. Voor dat laatste is dus gekozen. Je kunt er iets van vinden, maar wij hebben nu wel duidelijkheid. Desondanks is het een ingrijpende beslissing. Vooral voor de mensen die hier al langer werkzaam zijn en die zich met hart en ziel hebben ingezet om er echt iets goeds van te maken. Voor hen is het een bittere pil. Het raakt hen. De andere kant van de medaille is dat het vaktechnisch interessant is om te zien wat er gaat gebeuren. Er ligt een mooie opdracht.”

Ontvlechten en liquideren

De Vries heeft een duidelijke rol in het, zoals hij het zelf zegt, ontvlechten en liquideren van de werkmaatschappij. “Mijn rol is om te kijken hoe we de processen zoals die nu lopen, zo goed mogelijk kunnen beëindigen. Daarnaast heb ik ook aandacht voor de inrichting van de (nieuwe financiële) processen in de nieuwe organisaties. En tegelijkertijd: hoe gaan we de mensen, oneerbiedig gezegd, toebedelen aan beide gemeentes? Dat moet zorgvuldig gebeuren, zodat beide gemeentes op 1 januari 2025 op de goede manier zelfstandig verder kunnen. En uiteindelijk maak je daar een financiële vertaalslag op. Kunnen wij het dragen? Als je naar de landelijke ontwikkelingen kijkt en de financiële posities van gemeentes, dan zijn die niet rooskleurig. Wij staan voor financieel zware jaren. Dus moeten we de twee afzonderlijke organisaties op een goede manier inkleden en invullen.”

“De kans is groot dat iedereen in onze organisatie een stap gaat maken van specialist naar generlist.”

De beslissing om de werkmaatschappij te ontvlechten is genomen en dus moet de blik naar voren, vindt De Vries. “We gaan nu richting een opbouw. De organisaties worden wat kleiner dan we nu gewend zijn, dus worden de medewerkers meer generalist in plaats van specialist. Hoe kunnen we desondanks onze processen op een dusdanige manier inrichten zodat we er op een goede manier zijn voor onze inwoners en ook voldoen aan de eisen die worden gesteld vanuit wet- en regelgeving? De afstanden in de organisatie zullen kleiner worden, er zal minder bureaucratie zijn en er zal meer focus aangebracht worden. Deze ontwikkelingen in samenspel met automatisering, robotisering en AI lijken mij een geweldige uitdaging om voor deze kleine(re) organisaties te werken. Vervolgens moet blijken hoe goed we in staat zijn om op eigen benen te blijven staan. Wat gaan we volledig zelf doen en wat gaan we niet volledig zelf doen? Gaan we onze structuur anders organiseren? Moeten we onze ambities bijstellen? Dat zijn de vragen die wij onszelf moeten stellen in deze periode.”

Stap naar concerncontroller

De Vries verwacht niet dat er bij de ontvlechting van de werkmaatschappij gedwongen ontslagen zullen vallen, maar weet vooralsnog ook nog niet hoe zijn functie er in het nieuwe jaar uit komt te zien. En voor welke gemeente hij komt te werken. “De kans is groot dat iedereen in onze organisatie een stap gaat maken van specialist naar generalist. Wij moeten breder gaan denken. Dat is een stap die mij wel ligt. Ik heb de afgelopen jaren mogen ruiken aan het meer specialistische werk. Met een duidelijke focus. Die focus wil ik graag verleggen. Dat past ook in mijn ambitie. Want op termijn zou ik graag de rol van concerncontroller willen vervullen en organisatiebreed willen meedenken. Als een dergelijke kans zich ooit voordoet, dan zeg ik daar geen nee tegen. Echter, vooralsnog ben ik hier nog niet klaar. Er valt hier nog een enorme klus te klaren en daar wil ik graag mijn steentje aan bijdragen. Bovendien wil ik ook graag de mogelijkheden onderzoeken die er zijn op het gebied van automatisering, robotisering en de inzet van AI. Daar liggen ook kansen bij de overheid. Daar ben ik van overtuigd.”